当組合の名称、所在地および代表者の氏名

西日本自動車共済協同組合
福岡県福岡市博多区東比恵２丁目１５番２５号
理事長（代表理事）　村瀨　公一郎

個人情報の取得

当組合は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

個人情報の利用目的

当組合は、取得した個人情報を下記（１）から（８）および後記６．に掲げる目的（以下「利用目的」とします。）に必要な範囲で利用し、法令に基づく場合またはあらかじめご本人の同意を得た場合を除き、その利用目的を超えて利用することはありません。
また、当組合は、お客さまにとって個人情報の利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、個人情報の取得の場面に応じてその利用目的を限定するよう努めます。
なお、個人情報の利用目的を変更する場合は、その内容をご本人に通知するか、当組合の公式ウェブサイト等に公表します。

1. 共済契約の申込みに係る引受の審査および共済契約の管理
2. 共済契約の履行および付帯サービスの提供
3. 当組合が取り扱う当該契約以外の商品・サービスのご案内
4. 請求に係る共済事故の調査（関係先への照会を含みます。）
5. 請求に係る適正な共済金のお支払い
6. 再共済契約等の締結、再共済契約等に基づく通知および再共済金等の請求
7. お問い合わせ、ご相談、苦情等への対応
8. その他、上記（１）から（７）に付随する業務ならびにお客さまとのお取引および当組合の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

個人データの第三者への提供

当組合では、下記（１）から（５）の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供することはありません。
なお、個人データを第三者に提供した場合または第三者から提供を受けた場合は、提供先、提供者の氏名その他法令で定める事項を確認し、記録したうえで、これを保管します。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 利用目的の達成および円滑な業務運営に必要な範囲において、当組合代理所を含む業務委託先、再共済等取引先、他の共済組合・損害保険会社、共済金の請求・支払いに関する関係先等、共同利用先その他個人情報保護法により第三者に該当しないものとして規定された者に提供する場合

個人データの取扱いの委託等

当組合は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱いを外部に委託することがあります。
当組合が外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
また、当組合が個人データにかかわる業務の委託を受ける際は、委託契約の範囲において利用（処理）します。

個人データの共同利用

当組合は、下記（１）から（４）の業務の運営のために、当該関係機関等の間で個人データを共同利用します。

損害保険会社等との共同利用

当組合は、適正な掛金算出業務の実施および共済契約の締結に際して行われる不正行為を排除するために、一般社団法人日本損害保険協会（損保協会）を通じて、損害保険会社等との間で個人データを共同利用します。

• 詳細につきましては、損保協会のウェブサイトをご覧ください。
  一般社団法人　日本損害保険協会　https://www.sonpo.or.jp/

損害保険料率算出機構との共同利用

当組合は、自賠責共済に関する適正な支払等のために、損害保険料率算出機構との間で、個人データを共同利用します。

• 詳細につきましては、損害保険料率算出機構のウェブサイト（個人データの共同利用）をご覧ください。
  損害保険料率算出機構　https://www.giroj.or.jp/

国土交通省との共同利用

当組合は、原動機付自転車および軽二輪自動車の自賠責共済（保険）の無共済（保険）車発生防止を目的として、国土交通省が自賠責共済（保険）契約期間が満了していると思われる当該車種のご契約者に対し契約の締結確認のはがきを出状するため、当該車種の自賠責共済契約に関する個人情報を国土交通省へ提供し、同省を管理責任者として同省との間で共同利用します。

• 詳細につきましては、国土交通省のウェブサイトをご覧ください。
  国土交通省　https://www.mlit.go.jp/jidosha/anzen/04relief/index.html

全国自動車共済協同組合連合会（全自共）との共同利用

当組合は、上記（１）から（３）の業務（共同利用）および自賠責共済契約に係る共同プール事務その他の自賠責共済に係る事務を全自共を窓口として実施するため、自動車共済契約または自賠責共済契約に係る個人データを全自共に提供し、全自共を管理責任者として全自共との間で共同利用します。

• 共同利用する個人データの項目は、次のとおりです。
  当組合が保有する個人データ（氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日その他契約申込書等に記載された契約内容および共済事故に関する内容など、お取引に関する情報）
• 詳細につきましては、全自共のウェブサイトをご覧ください。
  全国自動車共済協同組合連合会　https://www.zenjikyo.or.jp/（プライバシーポリシー）

機微（センシティブ）情報の取扱い

お客さまの健康状態、病歴等の機微（センシティブ）情報につきましては、「中小企業等協同組合法施行規則第１５８条」および「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第５条」により、お客さまの同意に基づき業務遂行上必要な範囲で利用するなど、業務の適切な運営の確保その他必要と認められる場合に利用目的が限定されています。
当組合は、これらの利用目的以外には、機微（センシティブ）情報を取得、利用または第三者への提供は行いません。
また、要配慮個人情報（個人情報保護法第２条第３項に定めるものをいいます。）につきましては、法令に基づく場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく取得することはありません。

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求につきましては、下記「１０．お問い合わせ窓口」に記載の窓口までご連絡ください。
当組合は、ご請求された方がご本人または正当な代理人であることを確認させていただくとともに、当組合所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面にて回答いたします。
なお、保有個人データに関する開示請求につきましては、その回答にあたり、当組合所定の手数料をいただきます。

個人データの管理、安全管理の取組み

当組合は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他個人データの安全管理のため、個人データの管理に関する規定等に基づく適正な事務処理および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティー対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じます。
また、個人データを利用する必要がなくなった場合は、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。
なお、個人データの安全管理措置に関しては、別途「個人情報保護規程」において具体的に定めていますが、主な内容は下記（１）から（４）のとおりです。

組織的安全管理措置

• 個人データの取扱いに関する責任者を設置し、個人データの記録等の管理、取扱状況の把握および委託先における個人情報等の取扱状況等の監督を行います。
• 個人データベース等の名称・保管期間、個人データの持出・削除・廃棄等について記録または保管を行います。
• 個人データの安全管理措置に関する事項を理解、遵守させるために教育訓練等を行います。

人的安全管理措置

• 従業者に個人データを取扱う場合の留意事項を周知するとともに、漏えい等が発生またはそのおそれを把握した場合の迅速な報告を徹底します。

物理的安全管理措置

• 個人データを管理する区域を設け、第三者の入室制限等を行うとともに、盗難等の防止措置を行います。
• 個人データが記録された電子媒体等の持ち出しを限定するとともに、漏えいの防止措置を行います。
• 個人データが記録された電子媒体・書類・機器等を廃棄する場合は、復元不可能となる手段を用います。

技術的安全管理措置

• 従業者が取扱う個人データの範囲を限定するために、アクセス制御を行います。
• 当組合の情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアーウォール等を設置し、不正アクセス等を遮断します。
• 個人データを送信する場合は、暗号化等による漏えいの防止措置を行います。

お問い合わせ窓口

上記８．に係るご請求および個人情報の取扱いに関するご照会、ご相談、苦情等は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

事業所の名称

西日本自動車共済協同組合

関係法令・ガイドライン等の順守

当組合は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を遵守して、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

利用目的

当組合は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

組合の役職員等以外の皆様の特定個人情報等

報酬、共済金、不動産の使用料等、保険等代理報酬の支払調書作成事務

組合の役職員等の特定個人情報等（扶養家族含む）

給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
住民税に関する届出事務
雇用保険の届出事務
健康保険・厚生年金保険の届出事務

組合の役職員等の配偶者の特定個人情報等

国民年金の第3号被保険者の届出事務

安全管理措置に関する事項

組合は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、適正な取扱いを実施するために十分な措置を講じます。

質問や苦情処理等の窓口

当組合における特定個人情報の取扱いに関する質問や苦情に関しては、下記の窓口までご連絡ください。